Unternehmen versprechen sich von Digitalisierung effizientere Abläufe, weniger Fehler und geringere Kosten. Doch nicht jeder Prozess muss digitalisiert werden. Wie finden Unternehmen heraus, ob sich der Aufwand wirklich lohnt?
Diese Frage stellt sich besonders im Mittelstand. Viele Abläufe sind über Jahre gewachsen, funktionieren grundsätzlich und werden von erfahrenen Mitarbeitern getragen. Gleichzeitig kosten manuelle Arbeitsschritte Zeit, Informationen werden mehrfach erfasst oder zwischen Excel-Tabellen, E-Mails und verschiedenen Systemen hin- und hergeschoben.
Die Versuchung ist deshalb groß, möglichst viele dieser Prozesse zu digitalisieren. Dabei gilt jedoch: Digitalisierung nur um ihrer selbst willen kann nicht das Ziel sein. Entscheidend ist vielmehr zu definieren, wo eine digitale Lösung tatsächlich Mehrwert schafft.
Erster Schritt: verstehen
Bevor Unternehmen Softwarelösungen in Erwägung ziehen, sollten sie ihre bestehenden Prozesse analysieren: Welche Arbeitsschritte sind notwendig? Wo entstehen Verzögerungen? Welche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig? Und wo müssen Mitarbeiter Informationen manuell übertragen, kontrollieren oder ergänzen?
Beim näheren Hinsehen zeigt sich häufig: Nicht jeder Prozess ist so sinnvoll gestaltet, wie er sein könnte. Manche Arbeitsschritte sind historisch gewachsen; andere existieren wiederum nur, weil bisherige Systeme bestimmte Funktionen nicht unterstützen.
Wer solche Abläufe unverändert digitalisiert, macht sie möglicherweise schneller – aber nicht unbedingt besser. Deshalb sollte vor jeder Prozessdigitalisierung die Frage stehen: Lässt sich der Prozess zunächst vereinfachen oder sogar ganz vermeiden?
Welche Prozesse eignen sich für die Digitalisierung?
Besonders großes Potenzial bieten Prozesse, die häufig wiederkehren, klaren Regeln folgen und einen hohen manuellen Aufwand verursachen.
Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Kundenanfragen: Werden Informationen zunächst per E-Mail gesammelt, anschließend in Excel übertragen und später manuell in ein ERP-System eingepflegt, entstehen Medienbrüche, Doppelarbeit und Fehlerquellen. Eine durchgängige digitale Lösung kann hier Zeit sparen und die Datenqualität verbessern.
Anders sieht es bei seltenen, stark individuellen Vorgängen aus. Wenn ein Prozess nur wenige Male im Jahr stattfindet und intensive menschliche Entscheidungen erfordert, muss eine aufwendige Automatisierung wirtschaftlich nicht unbedingt sinnvoll sein.
Für die Bewertung helfen insbesondere fünf Kriterien:
– Häufigkeit: Wie oft wird der Prozess durchlaufen?
– Aufwand: Wie viel Zeit- und Kostenaufwand entstehen?
– Fehleranfälligkeit: Wo führen manuelle Schritte zu Fehlern oder Nacharbeit?
– Standardisierbarkeit: Wie klar sind Abläufe und Entscheidungsregeln definiert?
– Geschäftlicher Nutzen: Welche Auswirkungen hätte eine Verbesserung auf Qualität, Geschwindigkeit oder Kundenzufriedenheit?
Je höher der erwartete Nutzen und je geringer die Komplexität der Umsetzung, desto attraktiver ist ein Prozess für die Digitalisierung.
Wesentlich: das Abwägen von Aufwand und Mehrwert
Doch selbst ein technisch gut automatisierbarer Prozess eignet sich nicht zwangsläufig für eine Digitalisierung. Denn der Entwicklung und Einführung einer digitalen Lösung stehen Kosten gegenüber: für Konzeption, Implementierung, Integration, Schulung, Betrieb und Wartung.
Hinzu kommt die Frage, ob die vorhandenen Systeme bereits geeignete Funktionen bieten. Nicht immer braucht es eine neue Anwendung. Manchmal genügt eine bessere Konfiguration bestehender Software, eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen oder die konsequentere Nutzung vorhandener Möglichkeiten.
Entscheidend ist deshalb das Verhältnis zwischen erwartetem Nutzen, Umsetzungsaufwand und langfristigen Betriebskosten.
Professionelle Softwareentwicklung beginnt aus unserer Sicht genau mit dieser Abwägung – und nicht mit der Entscheidung für eine bestimmte Technologie.
Die Entscheidung ist gefallen – und jetzt?
Ist ein geeigneter Prozess identifiziert, sollte nicht sofort mit der Programmierung begonnen werden. Der erste Schritt ist eine strukturierte Analyse: Wie läuft der Prozess heute ab? Wer ist beteiligt? Welche Daten werden benötigt? Welche Systeme müssen eingebunden werden? Und woran lässt sich später erkennen, ob die Digitalisierung erfolgreich war?
Auf dieser Grundlage können Anforderungen definiert und unterschiedliche Lösungsansätze bewertet werden. Je nach Anwendungsfall kommen bestehende Standardsoftware, Low-Code-Plattformen, der Einsatz von KI, eine individuelle Softwareentwicklung oder eine Kombination aus unterschiedlichen Ansätzen infrage.
Gerade bei komplexeren Vorhaben empfiehlt es sich, mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall zu starten, statt direkt den gesamten Prozess oder mehrere Abteilungen umzustellen. Ein Prototyp oder Minimum Viable Product (MVP) kann helfen, technische Annahmen frühzeitig zu überprüfen, Mitarbeiter einzubeziehen und den tatsächlichen Nutzen zu testen. Erst danach wird die Lösung schrittweise erweitert.
Wichtig ist dabei auch die Akzeptanz: Eine technisch funktionierende Anwendung schafft wenig Mehrwert, wenn sie an den Bedürfnissen der Menschen vorbeientwickelt wird, die täglich damit arbeiten sollen.
Fazit
Prozessdigitalisierung beginnt mit dem Verständnis der eigenen Abläufe und dem Bewusstsein, dass sie nicht in jedem Fall sinnvoll ist. Sie lohnt sich insbesondere, wenn Aufgaben regelmäßig wiederkehren, Medienbrüche oder Fehlerquellen einen hohen Aufwand verursachen und digitale Lösungen einen messbaren Nutzen versprechen.
Unternehmen sollten deshalb erst analysieren, dann priorisieren und schließlich schrittweise umsetzen. Professionelle Softwareentwicklung kann dabei helfen, Potenziale realistisch einzuschätzen, geeignete Technologien auszuwählen und Lösungen zu schaffen, die langfristig tragfähig sind.
Denn erfolgreiche Digitalisierung bedeutet nicht, möglichst viele Prozesse digital abzubilden. Sondern die richtigen Prozesse nachhaltig zu verbessern.
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