Business Process Management (BPM)

Effizientere Abläufe durch BPM

Schneller, besser, nachhaltig und am besten digital: Im 21. Jahrhundert gehören effiziente Geschäftsprozesse zu den wesentlichen Faktoren des unternehmerischen Erfolgs. Durch die Digitalisierung von Prozessen können Sie als Unternehmen nicht nur Zeiten reduzieren, sondern auch Fehlerquoten minimieren und klare Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen schaffen.

Der systematische Ansatz des Business Process Management bildet die Grundlage für den Wandel hin zu einer prozessorientierten und durch Digitalisierung automatisierten Ablauforganisation.

Sie möchten Ihre Prozesse digitalisieren, wissen aber nicht genau, welche angrenzenden Prozesse angepasst und welche beteiligten Mitarbeiter:innen im Zuge dessen abgeholt werden müssen?

Sie stoßen bei Ihren operativen Abläufen auf Engpässe und wünschen sich einen Überblick über die eigene Prozesslandschaft, um Ihre Optimierungspotenziale zu erkennen?

Mit unserem Business Process Management stehen wir Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen gerne zur Seite und finden gemeinsam Lösungen!

Was ist Business Process Management?

Der Ansatz des Business Process Management oder auch Geschäftsprozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Modellierung, Dokumentation, Analyse, Optimierung und dem Controlling von automatisierten und nicht automatisierten Prozessen.

Das Ziel ist dabei vor allem, einen iterativen Ablauf über die gesamte Organisation aufzubauen, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Dadurch können wichtige Kennzahlen wie zum Beispiel Durchlaufzeiten, Kundenzufriedenheit oder Datenkonsistenz verbessert werden, um die unternehmensweite Prozessqualität zu verbessern.

Klassische Hürden einer natürlich gewachsenen Aufbauorganisation, wie beispielsweise unklare Verantwortlichkeiten, unzureichende Kommunikation zwischen Abteilungen oder Informationssilos lassen sich im Zuge von Prozess-Workshops identifizieren und gezielt abbauen. Dabei wird bei allen Prozessbeteiligten nach und nach ein einheitliches Verständnis der Prozesse und der damit verbundenen Arbeitsweise aufgebaut.


Der BPM-Lebenszyklus

In 7 Schritten zur Ihrer Prozessverbesserung: Die einzelnen Aktivitäten des Business Process Managements zielen darauf ab, nach und nach einen immer detaillierteren Überblick über die eigene Prozesslandschaft aufzubauen und Unternehmensprozesse nachhaltig zu verbessern.

Da Unternehmen heutzutage agil und dynamisch agieren und dabei die Unternehmensziele kontinuierlich an neue Herausforderungen des Marktes und sich wandelnde Kundenbedürfnisse angepasst werden müssen, sollten auch die Geschäftsprozesse immer wieder neu ausgerichtet und diesbezüglich optimiert werden.

Aus diesem Grund müssen die Phasen eines nachhaltigen und erfolgreichen BPM als ein iterativer Prozess ablaufen und so als Querschnittsfunktion über die gesamte Organisation gelebt werden.

Einführung ins Prozessmanagement

Bevor die einzelnen Schritte des BPM aktiv und iterativ durchgeführt werden können, muss das Prozessmanagement zuerst einmal Einzug in das Unternehmen finden. Dabei ist die richtige Vorbereitung ein sehr wichtiger Schritt.

Zum Setzen des organisatorischen Rahmens, sollten Regeln und Rahmenbedingungen für die weitere Vorgehensweise und Dokumentation definiert werden. Denn auch bei den einzelnen Aktivitäten des BPM Lebenszyklus gilt:

Was zu Beginn klar definiert und transparent gemacht wird, führt im weiteren Verlauf nicht zu Herausforderungen in der Kommunikation oder dem allgemeinen Verständnis. Dies lässt die eigenen Mitarbeiter:innen den Wandel schneller akzeptieren.

1. Identifikation

Ist die Organisation vorbereitet und sind die Rahmenbedingungen klar kommuniziert worden, werden im ersten Schritt des BPM Lebenszyklus alle bestehenden Abteilungen und deren Arbeitsabläufe identifiziert. Die gesammelten Prozesse werden daraufhin analysiert, geclustert und zur besseren Übersicht in eine Prozesslandkarte übertragen, die im weiteren Verlauf als Übersicht und Kompass über die Prozesslandschaft dient.

2. Modellierung

Im zweiten Schritt folgt nun die Phase der Modellierung. Zu Beginn werden die aufgenommenen Geschäftsprozesse priorisiert und mit Hilfe von grafischen Notationsstandards wie BPMN 2.0 und DMN nach und nach immer detaillierter beschrieben. So wird der IST-Zustand der Geschäftsprozesse transparent gemacht und festgehalten. Die so entstehenden Diagramme und Beschreibungen dienen uns im weiteren Verlauf als Basis für das Aufstellen von Soll-Prozessen.

3. Analyse

Ausgehend von den BPMN 2.0 und DMN Diagrammen kann nun eine detaillierte Analyse der IST-Prozesse durchgeführt werden. Dabei sollte das Augenmerk insbesondere auf mögliche Optimierungspotenziale gerichtet werden. Die Prozesse werden auf redundante oder manuelle Arbeitsschritte sowie auf Anzeichen von Verschwendung oder Bottelnecks untersucht. Zur besseren Bewertung der Prozessqualität müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt zielführende Kennzahlen für die einzelnen Prozesse und deren Ziele erhoben werden.

4. Optimierung

Nun können auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse und neu aufgestellten Zieldefinitionen Verbesserungsmaßnahmen für die Geschäftsprozesse erarbeitet werden. Dabei können vor allem klassische Konzepte der Prozessoptimierung, wie Six Sigma oder Kaizen helfen, die wichtigsten Faktoren, wie beispielsweise Durchlaufzeiten, Fehleranfälligkeit, Kosteneffizienz und weitere zuvor definierte Kennzahlen kontinuierlich zu verbessern. Hier können Ansätze für Prozessautomatisierungen und weitere Maßnahmen direkt in den zuvor verwendeten Notationsstandards transparent modelliert werden und so mit Beteiligten aus unterschiedlichen Abteilungen abgestimmt werden.

5. Implementierung

Auf Basis der erarbeiteten Optimierungspotenziale und optimierten Prozessmodelle können die SOLL-Prozesse nun für die Implementierung freigegeben werden. Änderungen in den Arbeitsabläufen sowie der Einsatz neuer Softwareschnittstellen oder Automatisierungstools werden dabei von den Prozessverantwortlichen an alle Beteiligten kommuniziert. Dabei ist auch die Durchführung und Kommunikation von Schulungs- und Weiterbildungsangeboten wichtig. Zuletzt gilt es, die Prozesse und das erarbeitete Wissen im Unternehmen weiterzugeben und festzuhalten.

6. Controlling

Nach der Optimierung und erfolgten Implementierung gilt es nun die Vorgänge laufend zu überwachen und zu analysieren. Dabei sollte ein Prozess-Steering eingeführt werden, um eine fortlaufende Zielkaskadierung anhand der gesteckten Prozessziele und Kennzahlen vorzunehmen. Auch die Dokumentation sollte ab diesem Zeitpunkt nachhaltig und lebendig weitergeführt werden. Nur mit regelmäßigen Analysen lassen sich langfristig die Verbesserungen immer weiter optimieren und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess einführen.

7. Weiterentwicklung

Wurden alle Anpassungen durchgeführt und ein durchgehendes Controlling der Prozesse eingerichtet, schließt sich der Regelkreis und es kann ein neuer Durchlauf des BPM Lebenszyklus beginnen. Nur wenn ein Prozess den Regelkreis vollständig durchlaufen hat, können Fortschritte gemessen werden. Durch das agile Umfeld, in dem sich moderne Unternehmen bewegen können, werden in weiteren Iterationen des BPM-Lebenszyklus bereits bearbeitete Prozesse weitergedacht sowie neue Prozesse erkannt oder aufgebaut.

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