Eventplanung leicht gemacht – Low Code im Einsatz bei der HAKO25
Umsetzung einer maßgeschneiderten Eventplattform.
Das Unternehmen
Die Hanseraumkonferenz 2025 (HAKO25) war das größte ehrenamtliche Projekt der Wirtschaftsjunioren im IHK-Bezirk Oldenburg seit Jahrzehnten. Mit über 450 Gästen und rund 90 Einzelveranstaltungen an vier Tagen wurde Oldenburg im Mai 2025 zum Treffpunkt für Unternehmer und Führungskräfte aus dem gesamten Hanseraum.
Die Herausforderung
Kurzinfo
- Buchung und Verwaltung von Events
- Event-Wartelisten, Teilnehmerbegrenzung
- Intuitive Nutzung, mobil optimiert
Für die Konferenz wurden zwei Hauptanforderungen definiert
- Ein Ticketshop mit allen notwendigen Zahlungs- und Verwaltungsfunktionen, der bereits ein Jahr vor der Veranstaltung startklar sein sollte.
- Ein Eventplanungstool, das die Buchung und Verwaltung von ca. 90 Programmpunkten ermöglicht – inklusive Wartelisten, Teilnehmerbegrenzungen und mobiler Nutzung.
Besonders herausfordernd war die Kombination aus Teilnehmer- und Organisationssicht:
- Teilnehmer sollten bequem ihr individuelles Programm zusammenstellen können.
- Organisatoren benötigten einen vollständigen Überblick über parallele Events, Teilnehmerzahlen, Helfereinsätze und Budgets – alles in einer Plattform.
Standardlösungen deckten diesen Bedarf nur unvollständig ab, weshalb eine maßgeschneiderte Entwicklung erforderlich war.
Die Teilnehmer waren begeistert! Viele haben die intuitive Bedienung gelobt und die Möglichkeit, ihr Programm selbst zu steuern. Die App hat unsere Planung auf ein ganz neues Level gehoben. Dank der Echtzeit-Buchungen konnten wir jederzeit den Überblick behalten und flexibel reagieren. Das hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch den Stresspegel enorm reduziert.
Die Lösung
Kurzinfo
- Schnelle Entwicklung durch Low-Code
- Kosteneffizienz
- Einfache Nutzung
- Mobil optimiert
Entwicklung mit der hauseigenen Low-Code Plattform
Als Mitglied der Wirtschaftsjunioren Oldenburg übernahm worldiety die Entwicklung – und setzte auf die hauseigene Low-Code-Plattform.
Vorteile der Low-Code-Umsetzung:
- Schnelle Entwicklung durch vorgefertigte Komponenten und parallele Frontend-/Backend-Arbeit.
- Hohe Flexibilität bei Änderungen und Erweiterungen – neue Anforderungen lassen sich kurzfristig integrieren.
- Kosteneffizienz durch reduzierte Entwicklungszeiten und geringeren Supportaufwand.
- Einfache Nutzung ohne App-Download – direkt im Browser, mobil optimiert für Smartphones und Tablets.
Zentrale Funktionen
- Einfache Eventerstellung inkl. Start-/Endzeit, Beschreibung, Bildern, Kategorien, Verantwortlichen Personen
- Teilnehmer- und Helferorganisation inkl. Rollen- und Rechtesystem
- Zentrale Verwaltung von Veranstaltungsorten, Kategorien und Helferrollen
- Wartelistenfunktion mit automatischer Benachrichtigung bei freien Plätzen
- E-Mail- und optionale SMS-Benachrichtigungen für Buchungen, Erinnerungen und Programmänderungen
- Übersichtliche Kalenderdarstellung für Events und Helfereinsätze
- Dark Mode / Light Mode und barrierearme Gestaltung
Vorteile für Teilnehmer
Teilnehmer konnten sich registrieren, ihr persönliches Programm planen und jederzeit auf alle Eventdetails zugreifen – von Uhrzeiten über Speakerprofile bis zu anderen Teilnehmern. War eine Veranstaltung ausgebucht, konnte man sich auf eine Warteliste setzen und erhielt automatisch eine Benachrichtigung – per E-Mail oder optional per SMS. Buchungen, Stornierungen und Programmänderungen wurden so transparent und in Echtzeit kommuniziert.
Vorteile für Organisatoren
Das Organisationsteam erhielt ein zentrales Dashboard, das Buchungsstände, Wartelisten, Helferbedarf und Budgetentwicklung auf einen Blick anzeigt. Durch die Kalenderübersicht konnten Überschneidungen schnell erkannt und der Personaleinsatz optimal verteilt werden. Automatisierte Benachrichtigungen reduzierten den Abstimmungsaufwand erheblich.
Das Ergebnis
Kurzinfo
- Zentrale Steuerung aller Prozesse
- Optimierte Kommunikation
- Zeit- und Kostenersparnis
- Hohe Flexibilität
- Bessere Teilnehmererfahrung
Die Plattform bot einen spürbaren Mehrwert – für beide Seiten:
- Zentrale Steuerung aller Prozesse: Von der Eventerstellung über Teilnehmerkommunikation bis zur Helferplanung erfolgte alles in einem einzigen System.
- Optimierte Kommunikation: Wichtige Informationen wurden automatisiert und in Echtzeit versendet – wahlweise per E-Mail oder SMS. Dadurch blieben Teilnehmer und Helfer jederzeit auf dem aktuellen Stand, auch bei kurzfristigen Änderungen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Die automatisierte Verwaltung von Buchungen, Wartelisten und Benachrichtigungen reduzierte den manuellen Aufwand erheblich. Organisatoren konnten sich stärker auf die inhaltliche Gestaltung der Konferenz konzentrieren.
- Hohe Flexibilität: Änderungen im Ablauf oder Helfereinsatzplan konnten sofort in der Plattform umgesetzt und kommuniziert werden.
- Bessere Teilnehmererfahrung: Die individuelle Programmplanung, die einfache Bedienbarkeit, die mobile Optimierung und die barrierearme Gestaltung sorgten für eine breite Nutzbarkeit und, dass sich Gäste gut informiert und eingebunden fühlten.
Welche Herausforderungen haben Sie?
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