Schreibtisch mit digitalen Tools

Mit diesen Tools zu digitalisierten Arbeitsprozessen

22. Sep. 2020

Die aktuelle Situation zeigt deutlich, wie wichtig digitalisierte Prozesse sind und warum es für alle Unternehmensbereiche unabdingbar ist, sich zu digitalisieren. Doch was bedeutet es überhaupt sich zu digitalisieren und Unternehmensstrukturen- sowie Prozesse zu verbessern und wettbewerbsfähig zu bleiben? Worauf ist zu achten und welche Möglichkeiten der Digitalisierung bestehen?

Die nachfolgenden Top 3 Tools zeigen, wie effektiv und effizient Arbeitsprozesse digital gestaltet werden können:

Strukturiertes Projekt- und Aufgabenmanagement mit Jira

Macbook mit Jira

Jira ist ein Projekt-, Aufgaben und Zeitmanagement-Tool und stellt Web-Strukturen zur Verfügung, dass ein gemeinsames Bearbeiten verschiedener Projekte in Echtzeit ermöglicht. Mit Jira lassen sich die wöchentlichen Aufgaben in Form von Tickets organisieren, Arbeitszeiten unkompliziert erfassen sowie aktuelle Projektstände planen und tracken.

Durch die transparente Zeiterfassung ist es zudem jederzeit möglich, geleistete Arbeit nachzuweisen, ein Gefühl für die Abarbeitung wiederkehrender Aufgaben zu bekommen und Projekte minutengenau mit dem Kunden abzurechnen. Darüber hinaus ermöglicht Jira durch verschiedene Kommentarfunktionen transparente, direkte Kommunikationswege.

Eine einfache sowie effiziente Bearbeitung von sowohl externen als auch internen Projekten ist mit dem Tool von Atlassian zu jeder Zeit gegeben.

Erfolgssteigerung durch agile Methoden

Heutzutage unterstützen insbesondere agile Methoden sowohl die Produktentwicklung als auch andere kreative Prozesse. Die bekanntesten Frameworks, die hierbei zum Einsatz kommen, sind Kanban und Scrum. Beide definieren sich als Arbeitsmethoden und dienen der agilen Steuerung von Entwicklungsprozessen – auch in Jira. Die Softwareentwicklung ist zurzeit der Bereich, in denen die Arbeitsmethoden vorwiegend zum Einsatz kommen, wobei sie auch in allen anderen Bereichen eingesetzt werden können.

Kanban versus Scrum: Was sind die Unterschiede?

Macbook mit Jira

Die Idee des Kanban-Boards ist in den 1940er Jahren in der Automobilindustrie entstanden, um die Produktionsprozesse von Automobilen zu steuern sowie zu verbessern.

Kanban als Methode lässt sich in einem Board mit ursprünglich drei Spalten abbilden: „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Dank einem hohen Grad an Flexibilität kann der Workflow dieser Methode je nach Bedarf durch das Hinzufügen oder aber Entfernen von Spalten jederzeit angepasst werden. Durch die Spalten ist es jedem Teilnehmer sofort ersichtlich, in welchem Zustand sich die Aufgaben befinden.

Die gute Übersichtlichkeit ist eine der größten Stärken der Methode – nicht aber der Zeitfaktor, da es bei Kanban keine zeitliche Begrenzung oder aber Iterationen gibt, nach denen gearbeitet wird. Die Aufgaben im Board können hier zu undefinierten Zeiten und somit jederzeit abgearbeitet werden.

MacBook mit Jira Scrum

Anders ist es bei Scrum, der komplexeren Methode zur Bearbeitung innovativer Projekte. Hier werden die Produktivität und das Projektergebnis agil gesteuert, indem in Iterationen oder aber Versionen gearbeitet wird. Der Fokus von Scrum liegt nämlich darin, das Denken in Zyklen in feste Abläufe zu bringen. Der Ursprung der Methode liegt in der Softwareentwicklung, mittlerweile eignet sich Scrum aber für jede Art von Kreativprojekt.

Die einzelnen Arbeitsschritte werden bei dieser Arbeitsmethode ebenso wie bei Kanban vorab definiert, sodass alle Aufgaben einen strukturierten Arbeitsprozess durchlaufen. Innerhalb einer Iteration dürfen jedoch weder Spalten hinzugefügt noch entfernt werden – gleiches gilt für die Aufgaben in Form von einzelnen Tickets. Nach einer Iteration werden die Arbeitsergebnisse mit allen Projektbeteiligten besprochen, um etwaigen Verbesserungsbedarf zu erkennen sowie festzulegen.

MacBook Gitlab

Projektverwaltung mit GitLab leicht gemacht

GitLab ist eine Open-Source-Software zum Verwalten und Hosten von unterschiedlichen (Software-) Projekten auf Basis von Git.

Mit Git lassen sich Dateien und Dokumente einfach verwalten und online abspeichern. Zusätzlich zum Code-Management lassen sich mit Gitlab auch andere Funktionalitäten, wie beispielsweise ein Issue-Tracking-System, ein Wiki sowie Code-Review-Möglichkeiten abdecken.

Einfache und direkte Kommunikation mit Mattermost

Mattermost als Kommunikationskanal

Mattermost ist ebenfalls eine Open-Source-Software und kann als Messenger oder auch Chat problemlos in jedem Unternehmen verwendet werden. Die Software ermöglicht dabei nicht nur einen schnellen und einfachen Austausch, sondern verfügt zudem über umfangreiche Archivierungs- und Suchfunktionalitäten.

Durch die Flexibilität von Mattermost, muss die Organisation von Prozessen und der Kommunikation nicht mehr über E-Mail erfolgen, sondern erfolgt direkt, in dem Moment und nicht mehr verzögert: „The days of endless email threads and people trapped in conversations they couldn’t leave were suddenly over” (Mattermost, 2020). Hierbei wird in sogenannten „Channels“ kommuniziert, die sowohl als privat und somit begrenzt oder aber als öffentlich eingestellt werden können.

Neben der Hauptaufgabe der direkten Kommunikation können in Mattermost auch unterschiedliche Rollen mit verschiedenen Rechten eingestellt werden, sodass eine eventuelle Firmenhierarchie auch in dieses Tool übertragen werden kann.

Durch das Hosten der Software auf eigenen Servern, ist das Thema Datenschutz optimal abgedeckt.

IT-Berater Jonas Retz

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